Какие чувства у вас вызывает фраза «В почту загляни!»? Если трепет, мурашки по коже, учащенное сердцебиение, неистовый страх, фрустрацию или апатию, то эта статья для вас :).
Множество входящих, непрочитанные письма, клиенты, которые не отвечают, ожидание важного ответа… Просто голова пухнет от всего этого! Знакомо?
Становится всё больше тех, для кого почта — не просто средство обмена информацией, но и неотъемлемая часть жизни.
Яркий пример — профессия менеджера по продажам. Продавцы ведут переписку в течение всего рабочего дня, т. к. это одно из главных средств общения с клиентами. Исследования Radicati показали, что типичный наёмный работник проверяет почту целых 36 раз в час! Отвлечение на проверку почты в среднем занимает час каждый день. Это явно не способствует производительности, и можно легко потерять письмо или забыть о важных делах.
На выборе почтового клиента мы останавливаться не будем. Мы в Conformato и NexGenDesign.com пользуемся Gmail. Как показывает статистика Litmus, Gmail занимает второе место по использованию во всем мире.
В этой статье мы покажем вам, как превратить ваш Gmail в рабочую машину без мусора, где всё упорядочено и работает на вас.
Чтобы это сделать, нужно начать использовать плагины, очень много плагинов :). Мы рассмотрим 22 лучших Gmail плагина, которые помогут:
- навести порядок в вашем ящике;
- держать «входящие» чистыми;
- увеличить открываемость ваших писем;
- не забывать об отправке важных писем в срок;
- улучшить производительность вашей работы в почте.
Вам не нужно и не стоит устанавливать все 22, но благодаря этому обзору вы сможете выбрать те плагины, которые лучше всего увеличат вашу профессиональную продуктивность.
Оптимизация и автоматизация отправки электронной почты
Две вещи всегда растут вместе с успехом: прибыль и количество писем. Не только входящих, но также исходящих: коллегам, подписчикам, партнёрам и друзьям — всем нужно ваше внимание.
Можно не заметить, как проверка и написание почты будет составлять половину дня. TNS выяснили, что работники больше всего времени тратят именно на электронную почту.
К счастью, существуют расширения для Gmail, которые помогут рационализировать этот процесс.
1. Boomerang
Этот плагин автоматизирует отправку электронных писем. Это как таймер для email.
Бывало, когда вы хотели ответить на письмо, но позже, а потом отправляли слишком поздно или совсем забывали?
С Boomerang вы задаете нужное время, и письмо отправляется автоматически по расписанию. Можно также создать напоминание об отправке и получать уведомления.
Ещё один повод использовать первый плагин нашего обзора — это клиенты из другого часового пояса. Если вы отправите письмо в 2 часа ночи на стороне получателя, то с высокой вероятностью оно потеряется в груде других писем. Mailchimp выяснили, что пик открываемости с 9:00 до 17:00.
Ещё одна удобная функция: вы можете убрать из входящих письмо, ответ на которое зависит от коллег или обстоятельств и будет позднее. Просто нажимаете «boomerang» и задаете время, в которое оно снова появится в почте как «непрочитанное».
Boomerang дает возможность отслеживать все сообщения. Вы можете настроить уведомления о письмах, на которые не получили ответов, чтобы постоянно не проверять email.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
2. Clientele.io
Этот плагин создан для увеличения процента отклика на письма (не «холодные»). Если вы работаете с очень занятыми клиентами, и вам нужно их подтверждение или обратная связь, то часто приходится долго ждать ответа.
Clientele отслеживает результаты деятельности в почте и определяет лучшее время для отправки писем, чтобы получить на него ответ.
Это очень удобно, потому что клиенты могут просто забыть вам ответить позднее. Не у всех ведь установлен Boomerang :).
Clientele поможет не только 1-е письмо отправить в оптимальное время, но и последующие follow‑up`ы.
Для браузеров: встраивается непосредственно в Gmail, от браузера не зависит.
3. FollowupCC
Follow-up — важная часть работы sales менеджера. Ведь такие напоминания помогают закрывать сделки.
Иногда мы думаем о том, что надо бы «профоллуапить» лид, но потом забываем. Поэтому плагин FollowupCC — находка для контроля этой задачи, так как он отслеживает письма без ответа.
Вам не ответили на письмо? Плагин пришлёт напоминание о follow-up в этой цепочке писем. К тому же на боковой панели вы всегда увидите, кто открывал письмо и когда. А ещё FollowupCC поможет отложить отправку письма.
Даже если же вы напрямую не участвуете в процессе продажи, плагин полезный. Потому что переписка — инструмент для построения рабочих отношений. Когда не следите за напоминаниями, часть дел остается незаконченной (а значит и прибыль можете терять) просто из-за упущенных и забытых писем.
Отправить follow-up письмо с помощью этого плагина очень просто, и результат стоит этих усилий. Попробуйте наладить процесс таких писем, и через время вы будете приятно удивлены результатами.
Ведь только 2% всех сделок закрывается после первого контакта. 80% продаж — после 5-го (вплоть до 12-го) касания.
Для браузеров: встраивается непосредственно в Gmail, от браузера не зависит.
Такого рода плагины и программы вышли из моды, но в некоторых случаях остаются актуальными.
Вы можете сделать персонализированную рассылку прямо из Gmail.
Плагин создаёт таблицу Google SpredSheet, куда вы вносите список адресатов с именами, названиями компаний (и любой другой индивидуальной информацией, которую хотите использовать) в разные колонки. Отдельно, в почте, создаёте и сохраняете черновик письма для рассылки со специальными тегами (для замены персональными данными). В результате таблица подставляет имя и название компании автоматически, а в поле «получатель» прописывает только один email.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
5. WiseStamp
Создайте подпись с именем, фотографией, номером телефона, ссылками на социальные сети — всё, что вам заблагорассудится. Продавец вызывает больше доверия, предоставляя максимум контактной информации с фото.
Редко когда клиент будет тратить свое время на поиски контактов компании или продавца. С этим плагином вы облегчаете ему задачу и предоставляете нужную информацию, да ещё и красиво оформленную.
Подпись в письме — прекрасная возможность для развития персонального бренда. Это шанс выделить важную информацию во время общения без дополнительных усилий.
Например, Нейл Патель в подпись поместил такую фразу:
«Извините за такой короткий ответ. Я хотел бы написать более основательно, но это невозможно из-за объема моих входящих писем».
Он говорит, что этот хинт уменьшает количество писем и предотвращает обиды из-за коротких и сдержанных ответов.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari.
Шпионаж за лидами (или контроль открытия писем)
Куда уходит ваше письмо после нажатия кнопки «Отправить»? Кажется, будто оно растворяется в интернете. Но мы просто не видим, как оно попадает в ящик получателя.
Вы согласны с нами, что это совершенно неудобно? Ведь хочется знать, что письма доходят и не попадают под фильтры спама или рекламы.
Если вы пишете важному и влиятельному человеку, ответ может прийти через несколько дней, недель… или никогда.
Серийный предприниматель, инвестор и автор 11 книг Джеймс Алтучер рассказал, как в один прекрасный день в его входящих было 105 633 непрочитанных писем. Важно было бы знать, открыл он письмо или нет, согласны? Это помогло бы определиться: писать follow-up или контактировать по другим каналам.
Именно в таких случаях пригодятся следующие плагины. Они позволяют увидеть, кто, когда и как часто открывал ваше письмо. Эта информация поможет увеличить процент открываемости писем.
6. Yesware
Плагин отслеживает действия получателя писем: открытие, клик по ссылке, открытие или скачивание прикрепленных файлов. Что происходит с вашим письмом, можно просмотреть двумя способами:
- В уведомлениях Gmail (этот плагин доступен и для Outlook).
- В своем кабинете на сайте Yesware.
Если вы проводите рекламную email-кампанию, то с Yesware вы можете провести тестирование темы письма. Для этого нужно:
- придумать несколько разных тем письма;
- отправить письма с этими темами на часть адресатов;
- определить победителя с наибольшим количеством открытия и позитивных ответов;
- использовать тему-победителя в рассылке оставшимся адресатам.
В детальных отчетах можете анализировать результаты по кликам и открытию.
Также создавайте и сохраняйте шаблоны писем и экономьте время на их написание. Актуально, когда нужно отправлять много «холодных» писем.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
7. BananaTag
Плагин похож на Yesware. Вам нужно только нажать кнопку в письме, чтобы увидеть, кто и когда открывал его. Можно настроить уведомления об этих действиях.
Отдельно вы можете посмотреть аналитику в виде графиков по открытию, чтобы улучшать показатели путем экспериментов.
Также BananaTag выпустили бета-версию, в которой можно планировать отправку письма.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
8. ToutApp
Включает схожие функции со многими описанными выше плагинами и подходит для командной работы. Отслеживает письма, сохраняет шаблоны и напоминает о follow-up письмах. Уникальное отличие ToutApp в том, что он отслеживает данные не просто по электронной почте. Заводите профиль клиента и планируете свои активности в переговорах с ним. Таким образом можно выяснить, на какие письма собеседник отвечает лучше всего.
Как только клиент перейдет по ссылке из письма на любую страницу вашего сайта, сможете увидеть, когда ещё он будет заходить на сайт и отслеживать, какие именно страницы ему интересны.
ToutApp также поможет с массовыми рассылками: можете создавать шаблоны.
А ещё у ToutApp есть забавная функция — уведомить вашу команду виртуальным салютом о том, что вы закрыли сделку 🙂
Нужно учесть, что ToutApp платный, бесплатно предоставляется только 14 дней. Поэтому он больше подходит профессиональным продавцам и командам, а не новичкам в этой сфере.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
9. Sidekick
Сервис для отслеживания писем, который разработали в Hubspot. С его помощью вы узнаете, когда получатель прочитал письмо. Плюс к этому, автоматически подтягивается информация о контакте из социальных сетей: Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube.
Доступны бесплатная и платная версии: в свободном доступе отчеты более упрощенные и неудобно смотреть статистику по кликам и открытиям за период.
Но Sidekick позволяет экономить время на поиск нужной информации об адресате, хотя и не всё может найти.
Увеличьте продажи с помощью CRM плагинов
CRM (от англ. Customer Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с клиентами. Этот инструмент помогает продвигать лид по воронке продаж.
В этом разделе мы опишем несколько самых удобных и многофункциональных CRM плагинов для Gmail. Все они комплексные, поэтому в обзор попали только основные преимущества каждого из них. При выборе руководствуйтесь собственными потребностями, ведь они очень разнятся в компаниях.
Для браузеров: Google Chrome.
10. Streak
Плагин включает в себя все процессы CRM. Главное отличие от подобных — он разработан специально для Gmail, и это дает преимущество перед самыми известными CRM-системами.
В Streak вы можете отслеживать передвижения вашего лида по разноцветной воронке. Также плагин упорядочивает сложные наборы данных в простые таблицы и диаграммы. Это очень помогает систематизировать информацию о лидах, не забывать о follow-up письмах.
Плагин удобно использовать не только для продаж, но и для построения стратегически важных отношений с влиятельными людьми.
Помимо стандартных функций CRM, Streak дает инструменты для:
- поддержки по почте (обслуживания клиентов);
- разработки проекта;
- сбора средств;
- отслеживания багов.
Эту встроенную CRM активно используем в NexGenDesign. Недавно вышли особо полезные обновления: можно заносить итоги созвонов, заметки по митингу и отдельные задачи. Все устные коммуникации и договоренности очень важно письменно фиксировать, чтобы в случае разногласия было чем оперировать. Ещё в июле 2015 года они внедрили интеграцию с Google Calendar, и теперь сложно сказать, чего ещё не хватает в Streak.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
11. WORKetc CRM
Этот плагин предназначен для команд и превосходит других в этой области. В него встроены полезные функции для управления проектами и выставления счетов. В отличие от похожих плагинов, не встроен в Gmail, а синхронизируется с ним.
Подходит, если вы работаете с внешними документами и календарями, которые нужно синхронизировать. Из дополнительных функций — это настраиваемые поля, синхронизация с Google Docs и поддержка языка Mandarin :).
Для браузеров: это веб-приложение, которое синхронизируется с Gmail, от браузера не зависит.
12. ProsperWorks (ранее назывался Strideapp)
Этот плагин также позволяет отслеживать продажи и управлять бизнес-контактами. Он довольно простой и отлично подходит для тех, кто ищет облегченную систему.
ProsperWorks синхронизируется с контактами, Goolge календарём, Evernote, Mailchimp, Dropbox и другими. Но в нём нет функций для разработки проекта и выставления счетов. Зато есть функции напоминаний о необходимости написать follow-up письмо. На боковой панели в Gmail отображается информация о контакте и его социальная активность. Также можно добавлять заметки о нём.
Чтобы не быть предвзятыми, приведем текст одного из отзывов пользователей:
«Это расширение действительно ПОЛЕЗНО в управлении задачами. Ведь так много ситуаций, когда некоторые из нас вовлечены в разные активности с одним лидом, которые связаны между собой. ProsperWorks исключили некрасивые табличные воронки, цепочки писем и часы, потраченные на поиск и координацию данных».
Для браузеров: это веб-приложение, которое синхронизируется с Gmail, от браузера не зависит.
Изучите все о вашем адресате
Как мы упоминали выше, на боковой панели в ProsperWorks отображается масса информации о владельце email адреса. У этого есть очевидные выгоды: информация всегда перед глазами и не нужно задавать неловких вопросов.
Плагины в следующем разделе как раз и выполняют важную функцию поиска информации о человеке и его контактов.
Вы можете представить, как вы пишите письмо лиду и упоминаете «Я видел твой вчерашний твит про X — это реально круто!» или что-то подобное?
Или можно спросить про члена семьи или хобби, которое он упомянул несколько месяцев или даже лет назад? Разве они не будут это ценить?
Следующие плагины как раз способствуют этому. Большинство из них позволяют добавлять заметки или проверять последнюю активность в социальных сетях.
13. Rapportive
5 лет назад он был просто «царем» в этой области. Он был первым расширением с такими функциями, поэтому его популярность быстро набирала обороты.
В 2012 году его выкупил LinkedIn, и Rapportive потерял свою хватку в нише. Многие из первоначальных фич убрали, чтобы подчеркнуть LinkedIn. Это и некоторые ошибки в производительности привели к созданию альтернативных плагинов.
Так как в продажах часто интерес возникает именно к профессиональным достижениям клиента, он сохраняет свою актуальность. Если LinkedIn профиль клиента привязан к этому email, то вы видите всю доступную информацию о его должности, компаниях, проектах. Особенно удобно в «холодных» письмах, чтобы иметь представление, пишете вы ЛПР (лицу, принимающему решение) или нет.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
14. Discoverly
Один из первых конкурентов предыдущего плагина стал Discoverly. Он выполняет много функций первоначального Rapportive. Этот плагин показывает на боковой панели ссылки на профили контакта в соцсетях Linkedin, Facebook, Twitter. Также он отображает информацию о недавней активности и последних установленных контактах.
Довольно просто и удобно.
Для браузеров: Google Chrome.
15. Full Contact
Это один из новых плагинов в области контактных виджетов. Простой и привлекательный дизайн.
В отличие от других, на боковой панели меньше места занимает активность в социальных сетях. Вместо этого — поля для собственных заметок и тегов. Если хотите просмотреть социальную активность, нужно просто нажать на соответствующие иконки.
Вдобавок вы видите точное расположение и часовой пояс контакта. Это помогает запланировать отправку письма клиенту из другой страны.
Для браузеров: Google Chrome (анонсируют версию для Mozilla Firefox и Safari).
Меньше времени в почте с плагинами повышения продуктивности
Наиболее ограниченный ресурс — время. Если вы тратите половину рабочего дня на почту, вы используете его неэффективно.
Email, как и социальные медиа, могут использоваться как для работы, так и для развлечения. И очень легко смешать продуктивную работу с забавами.
Именно поэтому мы рекомендуем использовать Gmail плагины для повышения эффективности.
Так как у каждого свои «боли» в этом вопросе, в следующем разделе плагины с различным функционалом.
16. Unroll.me
Как много писем вы удаляете после двух секунд просмотра?
Это совершенно нормально подписываться на рассылки. Вы можете быть поклонником чьих-то трудов или хотите быть в курсе развития компании.
Со временем будете получать огромное количество писем из разных источников. Даже если на просмотр одного письма уходит несколько минут, то за день получается немало времени. Unroll.me упрощает просмотр таких сообщений путем их объединения. Все рассылки в течение дня собирает в одно письмо. Не нужно постоянно отвлекаться, можно прочитать всё за 1 раз.
Чтобы не упустить важное письмо среди груды рассылок, плагин будет предлагать вам сохранить нужные письма и отсеять остальные.
Также вы можете менять порядок или отписаться от рассылок в один клик.
17. Assistant.to
Надоело искать время для встречи, митинга или созвона, удобное для всех участников? Тогда этот плагин будет вам полезен.
Assistant.to интегрируется с Google Calendar и упрощает задачу поиска свободного времени.
Когда пишете письмо, вам нужно ввести длительность мероприятия и выбрать варианты свободного времени в календаре. Затем плагин поместит в письмо варианты дат и времени. Собеседнику нужно нажать на ссылку «Это подходит для меня» возле удобного времени и мероприятие будет автоматически установлено в ваш календарь.
Был случай, когда мы в NexGenDesign получили продающее письмо, и там были такие ссылки. Отправитель поместил их в первое письмо. Будто он очень занят, а мы — нет. Такие наши ощущения не располагали к покупке его услуг :). С этим нужно аккуратнее. Такой перехват активности в коммуникации можно тестировать, нужно только выбрать подходящий момент.
Также плагин помогает определять часовой пояс клиента, отправлять напоминания о встречах всем участникам, а также разделять задачи на встречи и звонки.
Для браузеров: Google Chrome.
18. ActiveInbox
К сожалению, мы частенько прокрастинируем до самого дедлайна. Это касается и большого объема непрочитанных писем. ActiveInbox решает эту проблему.
Для каждого письма нужно установить приоритет и срок. Затем плагин выстроит их в логическом порядке. Будет наглядно, какие письма наиболее важные и срочные. ActiveInbox превращает ваши письма в задачи с конкретным сроком.
Обращаем внимание, что плагин бесплатный только 14 дней, потом нужно будет выбрать один из 4 платных вариантов. Использование для одного ящика обойдется вам в $39,6 в год. Больше ящиков — выгоднее стоимость.
Для браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox.
19. AwayFind
(update от 2016 г.: плагин прекратил свое существование, на замену себе рекомендуют Boomerang, SaneBox и Mailstrom)
В начале обзора мы упоминали о проблеме, когда проверка почты крадет время у более важных и значимых задач. Если вы тоже тратите много времени на постоянную проверку электронной почты из-за страха пропустить что-то важное, то этот плагин для вас.
Вы можете остановить обновление вашей почты так, чтобы важная информация дошла до вас вовремя.
С AwayFind вы создаёте фильтры важности писем. Как только нужный email придёт, вы получите уведомление на мобильный телефон в виде sms или звонка.
Таким образом, важные и срочные письма вы прочитаете вовремя, зато остальные — не будут вас зря отвлекать.
Этот плагин бесплатно доступен первые 30 дней, потом стоимость составит $5/месяц за 1 персональный ящик или $15/месяц за 5 ящиков. А сколько стоит ваше время, которое плагин вам сэкономит?
20. Send & Archive
Этот плагин встраивается прямо в оболочку Gmail. Предназначен для того, чтобы избавиться от длинных цепочек писем. С функцией Send & Archive архивируйте письма сразу при отправке. При необходимости сможете их восстановить.
Для активации этой функции нужно зайти в настройки Gmail. Потом выбрать «Показать кнопку «Отправить и архивировать» в ответе».
Теперь при отправке писем выбирайте: «отправить» или «отправить и архивировать».
Для браузеров: встраивается непосредственно в Gmail, от браузера не зависит.
21. The Email Game
Этот плагин не для всех. Если же вы замечаете, что ответ на письмо занимает слишком много времени, The Email Game поможет.
Думаете, что писать ответы на электронные письма не может быть весело? Отнюдь :).
Как это работает? Вы получаете лимит времени на ответ по каждому письму, идет обратный отсчет. Каждый ответ заполняет прогресс бар, и в зависимости от этого смайлик становится более радостный. Как только победите груду неотвеченных писем, наградой станет — самый счастливый смайл.
По умолчанию вам дается 3 минуты на ответ, но вы можете их постепенно добавлять. Плагин также позволяет делать отложенную отправку и функцию «бумеранга».
Для браузеров: это веб-приложение, которое синхронизируется с Gmail, от браузера не зависит.
22. Taskforce
Это очень удобный плагин для создания и редактирования списков дел прямо в Gmail.
Благодаря этому сервису, вам не нужно записывать задачи в отдельной таблице или текстовом файле. Все они отображаются в почте. Также вы можете добавить людей к задаче.
Когда вы закончите выполнять ту или иную задачу, нужный человек получит уведомление по почте. Это значительно сэкономит время, так как вы не отвлекаетесь на написание письма о выполненной работе. Бесплатно только первые 7 дней. Дальше — $5 в месяц за человека.
Заключение
Gmail — это очень хороший инструмент, который нужно адаптировать к индивидуальным потребностям.
Мы надеемся, что вы нашли для себя области, в которых можете увеличить эффективность. И уже установили несколько подходящих плагинов.
С этими расширениями вы сможете:
- увеличить процент открываемости и отклика на письма;
- тратить меньше времени на проверку почты;
- поддерживать чистоту и порядок в ящике;
- не пропускать самые важные письма;
- сделать процесс ответа на письма менее рутинным;
- меньше фрустрировать из-за входящих :).
В этом обзоре 22 плагина, хотя их существуют сотни. Если вам нужны функции, которых нет у этих Gmail-дополнений, не бойтесь поискать ещё. Обязательно найдете. А если нет — вот и идея для стартапа :).
Мы в Conformato уже давно используем Streak, Rapportive, несколько раз пользовались Yet Another Mail Merge, после выхода этого обзора начали использовать FollowupCC, Full Contact и попробуем ActiveInbox.
А какие дополнения к Gmail используете вы? Или есть удобный плагин, которого нет в обзоре? Поделитесь с нами в комментариях.
(via)